Huishoudelijk Reglement
Leden die zich wensen aan te sluiten bij de VZW BSOC dienen zich akkoord te verklaren met de voorwaarden in dit reglement bepaald.
Statuten
Het huishoudelijk reglement is een aanvulling op de statuten van de VZW. De statutaire bepalingen hebben steeds voorrang op bepalingen opgenomen in het huishoudelijk reglement mochten er tegenstrijdigheden zijn. De statuten van de VZW kunnen geraadpleegd worden op de zetel van de VZW, alsook op de website van de overheid.
Lidgeld
De ledenbijdrage wordt jaarlijks bepaald door de Raad van Bestuur.
Betaling geschiedt jaarlijks, door overschrijving op de bankrekening van de VZW BSOC. De vraag tot betaling wordt einde december door de Raad van Bestuur uitgestuurd. Het lid heeft tot einde januari de tijd om zijn bijdrage te storten.
Wie zijn bijdrage niet betaalt binnen deze termijn, wordt beschouwd uittredend uit de club te zijn en kan derhalve niet langer deelnemen aan de activiteiten of genieten van de voordelen van de club. Dit wordt ook automatisch gemeld aan de BFOV i.v.m. de oldtimerverzekering.
Nieuwe leden zullen na goedkeuring van hun aanvraag tot lidmaatschap door de Raad van Bestuur en na betaling van het lidgeld, onmiddellijk kunnen meedoen aan de activiteiten en genieten van de voordelen van de VZW.
Nieuwe leden die in het tweede semester lid worden, betalen de volledige jaarbijdrage, maar deze geldt tot het einde van het volgend jaar.
Plaatsen activiteiten
Leden die een activiteit wensen te doen - die uiteraard verband houdt met de activiteiten van BSOC - kunnen deze melden aan de Raad van Bestuur. Gelieve voorafgaandelijk dit goed te documenteren en ook budgettair de volledige kosten voor de activiteit op te geven en de bijdrage gevraagd aan de deelnemers. De Raad van Bestuur heeft het recht om activiteiten goed te keuren, te doen aanpassen of af te wijzen.
Mits voorafgaandelijk formeel akkoord van de Raad van Bestuur kunnen bepaalde kosten bij activiteiten gedragen worden door de BSOC. Deze kosten zullen door de BSOC vergoed worden uitsluitend op basis van de voorgelegde betalingsbewijzen. De bewijslast zit bij de organisator en de betalingsbewijzen zullen spontaan aangeboden worden.
Bijdrage bij betalende activiteiten
Het principe bij betalende activiteiten is dat de bijdrage - gevraagd aan elk van de deelnemers - aan de organisator zal toelaten om de activiteit kostendekkend te organiseren. De organisator zal er zelf geen persoonlijk voordeel of winst uit halen. In geval van overschot zal dit aan op de rekening van de BSOC gestort worden, ten bate van toekomstige clubactiviteiten.
De deelnemers zullen de bijdrage storten op de rekening van de BSOC.
Aankondiging van de activiteiten
De officiële aankondiging van de activiteiten gebeurt uitsluitend na goedkeuring van de Raad van Bestuur en wordt aan de leden gemeld via het officieel clubblad of via brieven met clublogo verzonden door de BSOC.
Een herinnering per e-mail wordt door de Secretaris uitgestuurd aan de leden die hun e-mail adres meedeelden. Dit gebeurt ongeveer een week voor het plaatsvinden van het evenement.
E-mail adressen
Om de communicatie te vergemakkelijken en kosten te drukken, wenst de BSOC e-mail verkeer te gebruiken.
Het wordt dan ook aangemoedigd dat leden hun e-mail adres meedelen aan de BSOC.
Het gebruik van het e-mail adres door de BSOC is beperkt tot communicatie over BSOC, onze activiteiten en nieuws over Triumph Stag. De e-mail adressen worden niet aan derden meegedeeld. Uitschrijven kan door dit te melden aan de Secretaris.
Deelname activiteiten
Leden kunnen zich inschrijven op activiteiten in samenspraak met de organisator en in geval de deelname aan de activiteit betalend is, door storten van deze bijdrage op de rekening van de BSOC.
Indien men niet komt opdagen kan men de betaalde som niet terugvragen aan de BSOC.
Bij tijdige annulering zal de BSOC de bijdrage terugstorten. Bij laattijdige annulering daarentegen beslist de Raad van Bestuur welk deel er terug gestort kan worden. Dit zal gebeuren in overleg met de organisator die met documenten aantoont welke kosten al gemaakt werden, waarvoor een deel van de terugstorting ingehouden dient te worden.
Indien het aantal deelnemers beperkt is geldt het principe wie eerst inschrijft en indien van toepassing de bijdrage voor de activiteit tijdig betaald heeft krijgt voorkeur. Bij betwisting is de Raad van Bestuur bevoegd hieromtrent uitspraak te doen.
Tevens kan men in geval van niet deelname ook niet zelf overdragen aan derden. Dit kan wel gemeld worden aan de Raad van Bestuur welke dan bepaalt volgens volgorde van inschrijven wie er in aanmerking komt om deel te nemen. In dit geval moet het vervangende lid betalen aan de BSOC en zal de BSOC dan overgaan tot terugbetaling van de deelnemingskosten.
Annulatie activiteiten
Indien een activiteit niet doorgaat bvb. door weersomstandigheden, beperkt aantal inschrijvingen, … zal het inschrijvingsgeld teruggestort worden naar de deelnemende leden. De leden kunnen geen aanspraak maken op een schadevergoeding voor het annuleren van de activiteit.
Voertuig
Voor activiteiten met voertuig - bij voorkeur Triumph Stag, uitzonderlijk een andere klassieker of het dagelijks voertuig - dient dit voertuig volledig wettelijk in orde te zijn.
De VZW BSOC of organisator van de activiteiten kunnen niet aansprakelijk gesteld worden voor het niet wettelijk in orde zijn van het voertuig. Dit is de expliciete verantwoordelijkheid van de eigenaar en/of bestuurder om dit te controleren.
Verzekering
Bij een ongeval dient men steeds zijn eigen (auto)verzekering aan te spreken. De BSOC heeft geen aparte polis voor het eigen risico van het voertuig of inzittenden, bagage, ... afgesloten. Indien men deze risico's wil dekken dient men dit te dekken via eigen verzekeringen.
Deontologie
Tijdens de activiteiten van de BSOC staat ontspannen genieten en plezier maken voorop en zullen alle deelnemers de veiligheid ten allen tijde dienen te respecteren.
Voor activiteiten met gebruik van een voertuig dient de bestuurder van het voertuig niet onder invloed te zijn van alcohol of andere verdovende middelen.
De BSOC of organisator van de activiteiten kunnen niet aansprakelijk gesteld worden voor het gebruik van alcohol of andere verdovende middelen door haar leden. Het is de expliciete verantwoordelijkheid van de chauffeur.
In geval van roekeloos rijden of rijden onder invloed, ook al heeft men maar een vermoeden, kan de organisator of aanwezig lid van de Raad van Bestuur eenzijdig bepalen dat een lid niet verder kan deelnemen als chauffeur aan een bepaalde activiteit. Beroep hiertegen is niet mogelijk, ook terugbetaling van de betaalde som kan niet gevraagd worden van de BSOC.
Gedragscode tijdens activiteiten
De BSOC heeft zich tot doel gesteld om de instandhouding en het gebruik van Triumph Stag te bewerkstelligen en vindt een correcte, vriendschappelijke sfeer in de club en tijdens activiteiten heel belangrijk.
In geval van ongeoorloofd gedrag: bvb. agressiviteit, grove taal, ... tijdens activiteiten tussen leden en/of derden is de organisator of aanwezig lid van de Raad van Bestuur bevoegd om een lid uit te sluiten van verdere deelname aan de activiteit. Dit kan verder tot sancties leiden, zoals vastgelegd in de statuten.
Publicaties voor leden of voor derden
De BSOC kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor de inhoud van de publicaties voor leden of voor derden op onze website, in ons clubblad of in elke andere vorm van communicatie verspreid door de BSOC.
De BSOC behoudt het recht publicaties te weigeren of te verwijderen.
De BSOC kan niet aansprakelijk gesteld worden voor alle in advertenties aangeboden goederen en/of diensten zowel van bedrijven als van particulieren
Raad van Bestuur van de BSOC
De Raad van Bestuur wordt samengesteld uit de leden. De verkiezing of herbevestiging van de leden van de Raad van Bestuur gebeurt op de algemene ledenvergadering volgens de regels opgenomen in de statuten van de VZW.
In de Raad van Bestuur zijn er de volgende functies: Voorzitter, Ondervoorzitter, Secretariaat, Penningmeester, Verantwoordelijke Clubblad, Webmaster, Technisch Adviseur, Evenementen Coördinator. Sommige functies kunnen om praktische redenen gecumuleerd worden.
Er zijn maximum 6 bestuursleden.
Kandidaatstelling voor de Raad van Bestuur kan per brief, gericht aan de Voorzitter op het clubadres. Men dient de geambieerde functie op te geven.
Men dient minstens twee volle jaren lid te zijn vooraleer men zich kandidaat kan stellen voor een functie in de Raad van Bestuur.